Mindent a vendégért? Szoftvert biztosan.

Már a vendéglátóhelyek is felismerték, hogy egy jól megválasztott szoftver túlmutat a kötelező adatszolgáltatás eszközén, használatuk jelentős könnyebbséget jelenthet mindennapi működésükben – derült ki a szoftverpiaci körképünkből. Milyen előnyökkel jár a használatuk, mi segíthet a választásban, és milyen lehetőségeket tartogat a mesterséges intelligencia ezen a területen? Cikkünkben erre kerestük a választ.

A szoftverek a hatékonyságot és a jövedelmezőséget is növelik 

„Az r_keeper teljes körű vendéglátóipari megoldásokat kínál az egyszerű kasszarendszerektől az összetett, integrált rendszerekig. Termékkínálatunkban megtalálhatók az érintőképernyős POS terminálok, önkiszolgáló kioszkok, CashLink készpénzkezelő automaták, konyhai kijelzők, vendéghívó kijelzők, mobil rendelésfelvevők, digitális másodkijelzők, mérlegek és különféle online integrációk is (pl. Wolt, Foodora, Qerko, Deliverect)” – ismertette portfóliójukat Bagdi Sándor, a UCS RKeepeR Rendszerház Kft. ügyvezetője. A kínálat ugyanakkor folyamatosan bővül: „Legújabb fejlesztéseink közé tartozik az r_keeper WebManager, egy webalapú backoffice platform, amely lehetővé teszi a teljes rendszer távoli, operációs rendszertől független menedzselését. Emellett újgenerációs önkiszolgáló kioszkokat és kézi rendelésfelvevő pincér gépeket kínálunk”.
Rendszereik teljes mértékben személyre szabhatók, így cukrászdákban, kávézókban, gyorséttermekben, szállodákban, nagyobb éttermekben saját igényeikre szabva egyaránt használják – összesen közel 2500 magyarországi vendéglátóegységben vannak jelen. „Egyedi megoldásaink között találhatók például a súlyra történő értékesítés mérlegekkel, központi készletkezelés franchise hálózatok számára, automatikus rendeléskezelés házhoz szállítással foglalkozóknak, vagy éppen integrált beléptető rendszer strandok és fürdők részére” – tette hozzá az ügyvezető.

„A különböző r_keeper modulok legnagyobb előnye az integrálhatóság, amely egyetlen közös platformon összpontosít minden vendéglátással kapcsolatos műveletet” – emelte ki Bagdi Sándor. Elmondása szerint a szoftverválasztás során fontos szempont a könnyű kezelhetőség, az integrációs lehetőségek széles köre, az automatizálhatóság mértéke, a rendszer stabilitása, valamint a testreszabhatóság is.
Az r_keeper hardvereket (érintőképernyők, kioszkok, nyomtatók) és egyéb kiegészítőket egyszeri beruházásként meg lehet vásárolni, de havidíjért bérelhetők is, ebben az esetben „a költségek jellemzően egy átlagos kávézó számára havi 10-20 ezer forinttól indulnak, ami komplex rendszerek esetében havi 100-200 ezer forintig terjedhet”. Moduláris felépítésüknek köszönhetően a felhasználóknak csak azokért a funkciókért kell fizetniük, amit tényleges használnak, ráadásul minden rendszer mellé teljes körű betanítást, ügyfélszolgálatot és gyors szervizt is biztosítanak.

Tapasztalataik szerint „a kötelező adatszolgáltatás bevezetése után a vendéglátóhelyek nyitottabbá váltak a technológiai megoldások iránt, felismerve, hogy a szoftverek nem csak kötelező adminisztrációs feladatokat látnak el, hanem valódi üzleti előnyt és hatékonyságnövelést is biztosítanak”. „Az önkiszolgáló kioszkok például átlagosan 30-40%-kal növelik a vásárlások értékét. A pontos készletkezelés és a valós idejű riportok segítenek csökkenteni a pazarlást, optimalizálni a munkaerő-költségeket és javítani a szolgáltatás gyorsaságát és pontosságát” – sorolta az előnyöket az ügyvezető.
Sok más területhez hasonlóan itt is izgalmas kérdést jelentenek a mesterséges intelligencia nyújtotta lehetőségek, amit a UCS RKeepeR Rendszerház Kft. ügyvezetője szerint elsősorban az ügyfélkezelésben, az automatikus keresztajánlásokban, készletoptimalizálásban és adatelemzésben tudnak kihasználni – ezirányú fejlesztéseik között például prediktív készletezési modulok vagy intelligens chatbotok is szerepelnek.

Új munkatárs: a szoftver

„A Gastrosystem éttermi ügyviteli szoftver teljeskörű szolgáltatást nyújt vendéglátó egységek számára. Az alapszoftver felhasználói szempontból is kifejezetten kényelmes, letisztult és logikus felépítése segíti a mindennapi munkát a készletkezelésen át a rendelésfelvételig és fizettetésig” – mutatta be a Hotelsystem Kft. fejlesztését a vállalat ügyvezetője, Sasvári Gyula.

„Elérhető a felszolgálók munkáját könnyítő rendelésfelvétel mobileszközökön, s a pénztárgépet kiváltó adóügyi egységet is tudunk biztosítani, számos más hardveres támogatással. Ezen túl természetesen integrált kapcsolattal tudjuk könnyíteni a rendelések feldolgozását a nagy online ételrendelési felületekkel. De biztosítani tudunk saját online rendelési felületet az étterem meglévő weboldalába integrálva, s e mellé akár online asztalfoglalási felületet is. Van lehetőség a QR-kód segítségével letölthető étlapra az étteremben” – ismertette a részleteket. „Az adott egység igényei szerint akár asztal szerviz funkcióval, akár pult-értékesítéssel is beállítható a Gastrosystem szoftver, igény esetén vendégkijelzőt is tudunk biztosítani. Ugyanez igaz a szükséges hardverek használata esetén is. Akár konyhai nyomtatóra van szükség, akár kijelzőre, a rendszerünk fel van erre készítve” – mutatta be a rendszer néhány kiemelkedő tulajdonságát.

Úgy látják, a kötelező adatszolgáltatás bevezetése növelte az ilyen típusú megoldásokra való nyitottságot az érintettek jelentős részénél. Elmondásuk szerint azok a felhasználók, akik korábban nem használtak ilyen jellegű szoftvereket, kezdetben csak az előírtak teljesítésére törekedtek, ám idővel felismerték az egyéb előnyeit is. Ezek közé tartozik például a munkavégzés megkönnyítése és az emberi mulasztások minimalizálása a vendégélmény emelése mellett. „Ugyanakkor az üzletvezetői lekérdezések, kimutatások gyorsabb reakciót hoznak a változtatások irányába, így könnyebb követni a vendégigényeket és magasabb szintre emelni a szolgáltatást” – állapította meg az ügyvezető.

„Így már komoly igény mutatkozik a különböző rendszerek integrálására is. Összességében a partnereink szeretik az adataikat már vissza is kérdezni a rendszereinktől és használni azokat” – tette hozzá.
A növekvő elvárásokat a Gastrosystem is igyekszik kielégíteni, ennek sikerességét felhasználóik széles köre is mutatja: a hotelek éttermeitől kezdve az á la carte éttermeken át az üzemi konyhákig számos helyen használják a rendszert. „Olyan helyen is jelen vagyunk, ahol egyszerre működik kávézó, büfé, ajándékbolt és belépőjegyértékesítés is, mert az éttermi adatszolgáltatás mellett a turisztikai attrakcióknak kötelező adatszolgáltatást is tudjuk teljesíteni” – egészítette ki Sasvári Gyula. A széleskörű felhasználhatóságot támogatja, hogy fejlesztéseik a felhasználói visszajelzéseken alapulnak. „Így egy olyan szélesen paraméterezhető szoftvercsomagot tudunk kínálni, amellyel – magabiztosan ki tudom jelenteni – meg tudjuk találni a megfelelő beállítást az érdeklődőknek” – összegezte az ügyvezető.
Az adott vendáglátóegység számára legoptimálisabb megoldás megtalálása kulcsfontosságú; Sasvári Gyula azt tanácsolja, olyan szoftvert keressenek, amellyel képesek leképezni a számukra fontos konkrét működéseket. „Nem az a cél, hogy az étterem működése alkalmazkodjon minden szempontból, hanem a szoftver szolgálja ki az éttermi igényeket. Összességében a hardverek kiválasztásában mindig a helyi működés kell mérvadó legyen, és ahhoz igazítható a szoftveres támogatás, így a szoftver egy újabb munkatárssá, kollégává válik” – foglalta össze a fő szempontokat.

A működésbe való sikeres integrációhoz a testhezálló hardveren túl magabiztos szoftverhasználat is szükséges, éppen ezért javasolják a személyes betanítást nemcsak felszolgálói, hanem üzletvezetői szinten is. „Minden új felhasználónk esetén célunk, hogy a szoftver használatát már magabiztos tudással kezdje meg” – mondta el az ügyvezető. A Gastrosystem esetében ebből kifolyólag a vállalat munkatársai végzik (természetesen a helyi igényeket figyelembe véve) a kezdeti adatbázis feltöltést, és heti hét nap rendelkezésre áll ügyfélszolgálatuk is. A törvényi változások követése miatt sem kell aggódniuk a felhasználóknak: a havidíj a legújabb kényelmi funkciók mellett magába foglalja a szoftverfrissítéseket is.

Gombnyomásra a hatékony étteremvezetéstől

„Egy professzionális szoftver bevezetése számos előnnyel jár” – kezdi Turóczi Dávid, az ORSYS (V&T Global Szolgáltató Kft.) tulajdonosa. Ezek közé tartozik a munka felgyorsítása, az adminisztrációs terhek radikális csökkentése, a hibázási lehetőségek minimalizálása, a kiadások csökkentése és a bevételek növelése, továbbá az esetleges visszaélések megállítása és a döntéshozatal javítása – derül ki szoftverük statisztikáiból.

„Az ORSYS szoftverében például könnyen felvehetőek a telefonos rendelések, amiből a rendszer megrendelői adatbázist készít, így a következő vásárlásnál már minden adat rendelkezésre áll. A portálos rendelések automatikusan érkeznek, a kollégáknak már csak kezelni kell azokat, így nullára csökkentve az elütési és feldolgozási hibákat. A konyha blokk nyomtatás egy gombnyomás, de automatán is beüzemelhető, így nincs tévedés az ételek elkészítésekor. Pénztárgép integrációval nincs hibázási lehetőség az áfa beütésekor, mert egyetlen gombnyomással kész az adóügyi bizonylat. Az egyes rendeléseket futárhoz rendelhetjük és a rendszer még azt is méri, mennyi ideig volt távol a futár. Az elszámolás is stresszmentes és gyors, a rendszer kalkulálja az alapfizetést, címpénzt, zónapénzt és minden egyebet, azonnal mutatja, hogy mennyi a futár fizetése és mennyit kell a váltóból visszaadnia” – részletezte az előnyöket.

A lehetőségek széles körű tárháza a bőség zavarát okozhatja, ezért fontos megvizsgálni, milyen tényezőket érdemes szem előtt tartani a szoftver kiválasztása során. „A legfontosabb szempont, hogy a szoftver tudja mindazt, amire az adott vendéglátó egységnek szüksége van, vagyis az összes esszenciális funkció stabilan és hibamentesen működjön” – magyarázta Turóczi Dávid. A prioritások az adott egység működési modelljétől függenek – például egy büfé számára a gyors és egyszerű kiszolgálás lesz sarkalatos, míg egy kiszállásos étterem számára a rendelések kezelése – a futárokhoz rendelésük és elszámolásuk. Máshol az asztalok kezelése (asztaltérképen) és a folyamatban lévő rendelések felvétele, fizettetése a meghatározó.
A tulajdonos elmondta, belső felméréseik alapján a könnyű használhatóság szinte mindig szerepel a TOP 3 szempont között. „Ha egy szoftvert nehéz betanulni és nem vezeti a munkatársak kezét, akkor sajnos kontraproduktív” – magyarázta. Ehhez kapcsolódik a működő és elérhető ügyfélszolgálat is, amely gyors segítséget nyújt az esetleges hibák kezelésében.
Ezeken az alapvető elvárásokon túl számos más igénynek is meg kell felelnie egy szoftvernek – az ORSYS ezért egy különleges módszerrel biztosítja, hogy fejlesztéseik a felhasználók valós szükségleteit tükrözzék. „Nálunk a partnerek irányítják a fejlesztéseink sorrendjét és ők mondják meg, mire van szükségük. Ez olyan kuriózum, amire kifejezetten büszke vagyok. Kialakítottunk egy speciális rendszert, ahol minden partnerünk jelezheti igényeit és szavazhatnak arról, aktuálisan mi a legfontosabb nekik, így folyamatosan frissen tudjuk tartani a szoftverünket és tökéletesen le tudjuk követni a trendeket, a változásokat és az igényeket” – osztotta meg a tulajdonos.

Ez formálta aktuális tevékenységeiket is. „Éppen most készült el pénztárcabarát online rendelési felület rendszerünk - azaz az éttermi honlap szolgáltatásunk. Partnereink fix, sávos havidíjon tudnak értékesíteni egy saját márkájukra alakított, profi honlappal” – mutatta be legújabb újításukat, amellyel kiváltható a nagy portálok jutaléka, így a kiadások jelentősen csökkennek. A fejlesztés másik hozadéka, hogy az online fizetés azonnal a partnerhez érkezik, nincs várakozási idő, ez pedig javítja a cashflow-t.
„Emellett egy robosztus, új standolási rendszert fejlesztünk, aminek az utolsó fázisában vagyunk. Nem csak, hogy felgyorsítottuk a folyamatokat, de átláthatóbbá és ellenőrizhetővé tettük azokat, ezzel teljesen megszüntetve a visszaélések lehetőségét is. Továbbá készül az összes adóügyi nyomtató integrálása és az e-blokk fejlesztése is, hogy erre az új változásra is teljesen készen álljanak partnereink és még gyorsabb és hibamentesebb legyen a kiszolgálás” – vázolta fel éppen futó projektjeiket.

Csilivili funkciók helyett valódi támogatás

„A GarconGO Vendéglátóipari Rendszer egy átfogó, moduláris megoldást kínál éttermek és vendéglátóhelyek számára, amely számos területen támogatja az üzletmenetet” – foglalta össze Rádler Balázs, a Xoft Kft. üzletfejlesztési tanácsadója. „A GarconGO rendszer legnagyobb előnye, hogy nem külső fejlesztés eredménye: több mint 20 éve saját vendéglátóüzletünk működésére alapozva kezdtük fejleszteni, és ma is valódi vendéglátós igényekre, tulajdonosi szemlélettel formáljuk tovább. A célunk mindig is az volt, hogy egy szoftver ne csilivili funkciókat, hanem gyors, felhasználóbarát értékesítői felületet nyújtson, ami a napi munka során valóban támogat” – mutatta be.

Ez a támogatás több szinten is megvalósul. „A GarconGO Vendéglátóipari Rendszer nemcsak az adatszolgáltatást könnyíti meg, hanem automatizálja a működést, csökkenti a hibákat, növeli az átláthatóságot és gyorsabb, hatékonyabb vendégkiszolgálást tesz lehetővé” – mondta el az üzletfejlesztési tanácsadó. „A GarconGO szoftverei és kiegészítői lehetővé teszik a pénzügyi és számviteli folyamatok kezelését, a készletgazdálkodás optimalizálását, az értékesítési és ügyfélkapcsolati folyamatok fejlesztését, valamint az online fizetési megoldások integrálását” - részletezte.
A rendszer további előnyei közé tartozik, hogy teljesen testreszabható, így minden vendéglátóegység a számára legmegfelelőbb konfigurációval tud dolgozni. „A kis kávézóktól a nagy forgalmú éttermekig mindenki megtalálja a neki megfelelő modult, legyen szó pultos értékesítésről, asztali rendelések kezeléséről, házhoz szállításról vagy akár több telephely összehangolt működéséről” – ismertette a Xoft Kft. üzletfejlesztési tanácsadója. Ezt az is megkönnyíti, hogy a Windows, Android és iOS platformokkal is kompatibilis rendszer támogatja a felhőalapú működést, így bárhonnan elérhető és kezelhető.

„Egyedi megoldásaink közé tartozik a Teya-terminálos integráció, az iBar fotós leltározás, az automatizált kötelező betétdíj kezelés és az önálló önkiszolgáló rendelési felület, amely lehetővé teszi a vendégek számára, hogy gyorsan és egyszerűen adjanak le rendeléseket és fizessenek” – engedett betekintést Rádler Balázs elérhető kínálatukba.
Az üzletfejlesztési tanácsadó arról is beszélt, milyen szempontok segíthetnek a vendéglátóegységeknek abban, hogy megtalálják a számukra legoptimálisabb megoldást.
„Vendéglátóipari egységeknek érdemes olyan szoftvert választani, amely felhasználóbarát, támogatja a napi működést, skálázható, felhőalapú hozzáférést biztosít, integrálható fizetési és rendelési rendszerekkel, és megbízható ügyfélszolgálati támogatással rendelkezik” – gyűjtötte össze a legfontosabb kritériumokat.

A vendéglátóegységek számára persze a költség is fontos tényező, ám ez gyakran azzal jár, hogy a minél alacsonyabb ár iránti vágy a minőség rovására megy.
„Az adatszolgáltatás óta sok vendéglátós nyitottabb lett a digitális megoldásokra, de a piac erősen felhígult: olcsó, megbízhatatlan szoftverek terjedtek el. A kereskedők gyakran csak az ár miatt váltanak. Nehezen értik meg a magasabb ár mögötti értéket” – mondta el az üzletfejlesztési tanácsadó. A vállalat árképzési stratégiája igyekszik alkalmazkodni a vendéglátóipar szereplőinek elvárásaihoz – a minőség fenntartása mellett.
„Fontos számunkra, hogy egy új vendéglátóhely minél kisebb beruházással el tudjon indulni – ezért kínálunk lehetőséget eszközök bérlésére, vagy akár ingyenes használatra alkalmas bankkártyaterminálos megoldásra is” – avatott be Rádler Balázs. Mint mondta, a kiadásokat a cég típusa és igényei is befolyásolják, de a GarconGO-nál alacsony belépési költségekre törekednek, így például rugalmas díjcsomagokkal dolgoznak, emellett pedig teljes körű betanítást és folyamatos ügyféltámogatást is nyújtanak.

A szoftverpiac egy nagyon dinamikusan változó terület, így egyre több igénynek tudnak megfelelni.
„Jelenleg kiemelt fejlesztési fókuszunk az önkiszolgáló, kioszk alapú rendelési rendszer, amely lehetővé teszi, hogy a vendégek érintőképernyős felületen, sorban állás nélkül adjanak le rendeléseket és fizessenek. A megoldás gyorsítja a kiszolgálást, csökkenti a munkaerőigényt, és növeli az átlagos kosárértéket. A rendszer teljes mértékben integrálható a GarconGO szoftverrel, de nyitottan, más vendéglátóipari rendszerekhez is csatlakoztatható” – mutatta be jelenlegi fejlesztésüket az üzletfejlesztési tanácsadó.

Élmény a vendégeknek is

„Magyarországon ez a terület meglehetősen szigorúan szabályozott. Bár minden rendszernek tudnia kell a kötelező adatszolgáltatást, a bizonylatkészítést és a számlázóprogramokkal való összekapcsolást, a verseny valójában az extra szolgáltatások terén dől el. Ide tartozik a készletkezelés, az online étlap, a rendelési lehetőség, vagy az asztalfoglalás – ezek mára szinte alapelvárásokká váltak” – mutatta be a piac sajátosságait Magyar Balázs, a QRiosum Kft. full-stack fejlesztője és társtulajdonosa, illetve a Crafty Bar társtulajdonosa, aki szerint a készletkezeléshez hasonló igényeket ma már szinte minden szoftver képes kezelni. „A különbségek inkább abban rejlenek, hogy milyen mértékben támogatják az adott étterem hatékony működését és üzleti modelljét” – állapította meg, hozzátéve, hogy „a felhasználóbarát felület, a testreszabhatóság és az átlátható statisztikák legalább olyan fontosak, mint a technikai tudás”.

Ennek felméréséhez azt tanácsolják, megéri több rendszert is kipróbálni a végső döntés előtt, amely során olyan szempontok is döntők lehetnek, mint a design, a használhatóság, a háttérrendszer minősége és az integrációs lehetőségek. „Érdemes olyan megoldást választani, amely képes egy rendszerbe integrálni az összes értékesítési csatornát, amit az adott egység használ – ezek összehangolása jelentősen egyszerűsíti az üzemeltetést és növeli a hatékonyságot” – fejtette ki Magyar Balázs. A legfontosabb azonban a testreszabhatóság, hogy a kiválasztott rendszer igazodjon az adott vendéglátóhely sajátosságaihoz. „Egy jól megválasztott rendszer nemcsak kiszolgál, hanem valós segítséget nyújt az üzleti döntésekben is” – hangsúlyozta.
Ehhez a fejlesztőknek is reagálniuk kell az ügyfelek visszajelzéseire. „Kiemelten figyelünk arra, hogy a felhasználóink által felvetett új igényeket minél gyorsabban megvalósítsuk, így a termékünk folyamatosan együtt fejlődik a piac elvárásaival” – ismertette a társtulajdonos.

„Különösen nagy értéket látunk a megoldásunkban olyan helyszíneken, mint például a food truckok vagy rendezvényhelyszínek, ahol rövid idő alatt rendkívül nagy forgalmat kell kiszolgálni. Az online rendelés itt különösen hasznos: csökkenti a sorban állást és tehermentesíti a személyzetet, így a figyelem a vendégélményre irányulhat” – osztotta meg a QRiosum társtulajdonosa. Azt is elmondta, jelenlegi fejlesztéseikkel ők is a vendégélmény növelését tűzték ki célul: „Jelenleg azon dolgozunk, hogy a QRiosum ne csupán az éttermek, bárok és egyéb egységek számára jelentsen hatékony működési eszközt, hanem a vendégek számára is valódi élményt nyújtson. Célunk, hogy a vendégek egy olyan felülethez jussanak, ahol visszanézhetik korábbi rendeléseiket, törzsvendégként kedvezményeket kaphatnak. Ezt a felhasználói élményt pedig szorosan integráljuk az éttermi működésbe: az asztalfoglalástól kezdve az online rendelésen át egészen a marketingkommunikációig. Így a rendszer nemcsak hatékonyabbá teszi az üzemeltetést, hanem a vendégek elköteleződését is erősíti – ami hosszú távon minden vendéglátóhely érdeke.” A mesterséges intelligencia is ennek teljesítését segíti, ám a QRiosum már nemcsak ismerkedik a lehetőségekkel, hanem aktívan alkalmazza is – rengeteg időt megspórol például a felhasználóknak az automatizált menüfeltöltés funkciójával.

A QRiosum egyedülálló árképzése szintén vonzó lehet a felhasználók számára: „amennyiben az ügyfél használja az online rendelési megoldásunkat, akkor akár havidíj nélkül, kizárólag jutalékos alapon is működhetünk. Ez a modell különösen kedvező a vendéglátóhelyek számára, hiszen ha kevesebb a forgalom, kevesebbet is kell fizetni – a költségek így arányosan igazodnak a bevételhez” – mutatta be Magyar Balázs. Mindehhez ingyenes betanítást és rendszertelepítés, 24 órás ügyfélszolgálat is jár, illetve az eszközbeszerzés területén is kedvező ajánlatokat kínálnak. A társtulajdonos úgy véli, már középtávon is költséghatékonyabb a saját beszerzés, mint a bérlés – viszont fontos ismerni az adott hely igényeit, így vállalatuk először ennek felmérésével kezdi, majd ezek mentén segít a megfelelő hardver kiválasztásában. ‹‹

(Chef&Pincér magazin, 2025 májusi szám)

AKTUÁLIS LAPSZÁM ITT: