A néhány évvel ezelőtti visszaesést követően az elmúlt 3-4 évben újra lendületet kapott a hazai és elsősorban a budapesti rendezvénypiac.

Egyre nagyobb jelentősége lesz az élményalapú, különleges szolgáltatásokkal megszervezett rendezvényeknek, ami nagy fokú rugalmasságot és a megrendelők igényeinek pontos felismerését igényli a rendezvényszervező cégektől. Népszerűek az újonnan nyílt, vagy a felújított tradicionális helyszínek, a legtöbb rendezvény 100-300 fős és továbbra is esküvőből és céges rendezvényből van a legtöbb.

Nagy lehetőségek, kreatív cégek

Hatalmas fejlődés következett be technológiai/technikai és gasztronómiai szinten a magyarországi rendezvénypiacon, az uniformizált rendezvényektől az élmény alapú gondolkodás felé indultunk el – mondta Bacsi Krisztina, a Magyar Rendezvényszervezők és Szolgáltatók Szövetségének (Maresz) főtitkára. Miután az ügyfélgondolkodás is megváltozott, azaz például a vállalati rendezvények zöme a vállalati kommunikációs stratégia része, ezt a szemléletmódot a szervezői oldalnak is le kellett követnie. Mindemellett a turisztikai szektorhoz tartozó kongresszusi/konferencia rendezvények száma is nő évről évre, köszönhetően részben Magyarország, ezen belül Budapest népszerűségének, illetve a folyamatos és növekvő igénynek, hogy a tudományos szakma találkozzon.

Újabb és újabb kreatív megoldások, innovatív technika, látványos gasztronómia és kompakt helyszínek kellenek - ebből egyelőre a helyszínkínálat szűkös, ami bizonyos időszakban kapacitásbeli problémákat okoz – véli a főtitkár.

Összehasonlítva a nemzetközi, vagy nyugat-európai országokkal, a budapesti rendezvénypiacban nagy lehetőségek rejlenek – mondta Falko Siecke, a Terra Catering ügyvezető igazgatója. Hozzátette, hogy a hazai piacon számos igazán kreatív szervezőcég működik. A budapesti rendezvénypiac felfutóban van, ami hatalmas kiaknázandó lehetőségeket rejt főként a külföldről érkező ügyfelek, megrendelők szempontjából. A város sok értékkel bír és a piacon ma már nemcsak hazai, hanem külföldi megrendelők is akadnak szép számmal – mondta Siecke. 

Azt látjuk, hogy egyre népszerűbbek a kisebb rendezvények, szegmentáltabb csoportokra fókuszálva, határozottabban mérve azok sikerét - mondta Madák Noémi, a Budapest Party Service marketingvezetője. Az egy főre jutó költségek növekednek, minőségibb szolgáltatókkal, elindult a bátrabb, izgalmasabb rendezvénykoncepciók felvállalása. Jó látni, hogy a meghívástól a rendezvény értékeléséig, utánkövetésig már professzionálisabbak az elvárások és a végeredmény is – tette hozzá.

Kovács László, a La Fiesta rendezvényszervező cég tulajdonosa, a Magyar Vendéglátók Ipartestületének elnöke szerint a pozitív tendenciák mellett érdemes megemlíteni, hogy a rendezvényeket sújtó magas különadók befolyásolják a rendezvényszervezési szándékot. Probléma, hogy a kedvezményes áfa nem terjed ki a rendezvénypiacra, pedig a kedvezményes áfával nem járna együtt jelentős adóbevétel-kiesés a költségvetés számára – véli a szakember.

Egyébként néhány éve tapasztalható volt egy visszaesés a piacon, ám ez a folyamat azóta megfordult és az elmúlt 3-4 évben újra kezd megélénkülni a piac, ami a gazdaság teljesítőképességével is összefügg. Határozott fejlődésen megy keresztül a hazai rendezvénypiac – tette hozzá Kovács László.

Nagy változások, letisztult működés

Az elmúlt öt évben Budapest nagyot nőtt mint fontos rendezvényhelyszín, amit a belföldi és a külföldi érdeklődések dinamikus növekedése is jól jelez – jegyezte meg Falko Siecke. Úgy látjuk, hogy ezek a megrendelők elsősorban a város szépsége miatt választják rendezvényük helyszínéül Budapestet, és ezt a döntést nagyban segíti az állam marketingtevékenysége is.

Kovács László szerint ebben a szektorban szerencsére nincs lehetőség ügyeskedésre. A rendezvényszervezés a vendéglátás leginkább átlátható és lekövethető ága. Olyan ugyanakkor előfordul, hogy bizonyos cégek nem teljesen tiszta módszerekkel próbálnak teret nyerni és üzletet szerezni – jegyezte meg a szakember. Vannak olyan cégek, akik nem arra fókuszálnak, hogy az ő termékük legyen hibátlan és ezzel szerezzenek megrendeléseket és jó nevet, hanem megpróbálnak különböző praktikákkal élni.

Madák Noémi szerint nem volt igazán szükség igazán tisztulási folyamatra, a rendezvénygasztronómiában kialakult kínálati oldal néhány éve már viszonylag kiegyensúlyozott, a piaci szereplők megtalálták a saját keresletüket.

Csak a minőségi cégek maradhatnak talpon

Jelenleg kereslet-vezérelt a piac, a meglévő szervezők kapacitásai bizonyos időszakokban csúcsra vannak járatva, ugyanúgy a szolgáltatói oldal kapacitásai is – mondta Bacsi Krisztina. Hatalmas probléma a komplex rendezvényekre alkalmas helyszínek hiánya, ezen segíteni kell a növekedési potenciál miatt. Van még tér a fejlődésre, új cégek megjelenésére, de ezek csak akkor lesznek életképesek, ha valóban minőségi rendezvényeket, minőségi ügyfélkapcsolatokat tudnak majd felmutatni.

Ezt erősítette meg Kovács László is, aki szerint a fejlődés és a változás nem áll meg. Ha az új cégek megállják a helyüket, mert a piac úgy értékeli, hogy szükségük van rájuk, akkor talpon fognak maradni. Ma egyébként Budapesten 6-8 jelentős catering cég van, amelyek megfelelő kapacitással tudással és tapasztalattal rendelkeznek, országos szinten pedig mintegy 15-20 ez a szám.

A jó rendezvényszervező rugalmas és ismeri az ügyfele igényeit

A szolgáltatási élmény, kreativitás, rugalmasság, ezek mind-mind nélkülözhetetlenek egy jó rendezvényszervező cég számára. Minden helyzetben pontosan meg kell értenünk az ügyfeleink igényét és pontosan azt kell nyújtanunk, amit a sales tevékenységünkben vállaltunk - mondta Falko Siecke.

Madák Noémi szerint a jó catering-szolgáltató pontosan fel tudja mérni a partner igényeit és olyan gasztronómiai kínálatot, helyszínjavaslatot tud adni számára, amitől az általa szervezett esemény sikeres lesz. A cég partnerei is eszerint mérik be a Budapest Party Service munkáját, a mérőszám az esemény sikere, el tudta-e érni a célját a rendezvény – tette hozzá a marketingvezető.

A Maresz főtitkára szerint is a legfontosabb, hogy a jó rendezvényszervező legyen egyszerre kreatív szakember és kiváló bonyolító, tanítsa az ügyfeleket, ötleteket javasoljon, ne csak végrehajtson, legyen elérhető a nap 24 órájában és tartsa egy kézben a megrendelést, vegye le az egész szervezés terhét a cégről.

Kovács László elmondta, hogy minden egyes rendezvény más helyszínen, más igények szerint, más összetételű, korosztályú, végzettségű embereknek szól. Az ilyen sokrétű igényeknek való megfeleléshez nagyon rugalmasnak kell lenni. Sokszor úgy kell ajánlatot adni, hogy apró morzsákból kell összeállítani a teljes képet és kialakítani a rendezvény végső formáját, az ételek jellegét stb. Sok esetben nincs konkrét elképzelése az ügyfeleknek a rendezvény jellegéről, de ötletei vannak. Ezek az ötletek – a tapasztalathiányból fakadóan – sokszor nem megvalósíthatók, ilyenkor meg kell győzni őket, hogy más megoldás talán jobb lenne. Sokszor komoly energiákat kell arra fordítani, hogy a vendég téves elképzeléseit kijavítsuk – mondta a La Fiesta tulajdonosa.

A szezonalitás alakítja a rendezvények jellegét

A rendezvények jellege nagyban függ a szezonalitástól és a megrendelők igényeitől – vélik egybehangzóan a megkérdezett szakértők. Bacsi Krisztina szerint a b2b piacon a szakmai konferenciák/kongresszusok, értékesítési típusú események dominálnak, míg a munkavállalói brand erősítése miatt egyre nagyobb utat törnek a belső dolgozói rendezvények is.

A Terra Catering ügyfélköre mindkét főbb rendezvényfajtát, a vállalati rendezvényeket és az esküvőket is tökéletesen lefedi. Az utóbbi időben némi növekedés tapasztalható a vállalati rendezvények irányába az esküvőkkel szemben, de összességében – az aktuális szezontól függően – mindkét szegmensben szép számmal vannak ügyfeleink – mondta Falko Siecke.

Kovács László is a szezonalitás fontosságát emelte ki. A szakember szerint kora nyáron, májusban és júniusban rengeteg esküvő van, ugyanígy augusztus végén, szeptemberben. A nyár rendezvényszervezés szempontjából holt szezonnak számít, hiszen ilyenkor sokan mennek el nyaralni. Ilyenkor sem céges, sem magánrendezvényeket nem szívesen tartanak. Néhány nagy céges rendezvény lehet kivétel ez alól, de ezek általában valamilyen konkrét dátumhoz kötődnek. A céges rendezvényeket szeptemberben, október elején tartják leginkább, később pedig november végétől a karácsonyt megelőző napokig szintén rendkívül gyakoriak – tette hozzá.

100-300 fős a legtöbb rendezvény

Ha globálisan nézzük a budapesti helyszínkínálatot turisztikai szempontból, akkor a 150-300 fős rendezvények dominálnak, ehhez vannak ugyanis bőven helyszínek – mondta Bacsi Krisztina.

A magyar vállalati piac rendezvényeinél nagyobb a szórás, hiszen ezek nem feltétlenül szállodai helyszínhez köthetők, de a helyszínek maximális kapacitása itt is befolyásol - Budapest nem a mega rendezvények városa, így a kb. 50-400 fős sávban mozog.

Madák Noémi elmondta, hogy cége 50-100 főtől egészen 14 500 főig bonyolít le eseményeket, de a számokon túl sokkal fontosabbnak tartja, hogy bármilyen létszámra is készülnek, az eseményt a lehető legmagasabb színvonalon valósítsa meg a cég.

Kovács László úgy véli, hogy az esküvőknél a 80-150 fő közötti létszám a leggyakoribb, ami a party service szolgáltatásokra értendő. Éttermekben kisebb létszám is elfér, de 100 fő felett nehéz megfelelő éttermet találni a szakember szerint. A céges rendezvényeknél a leggyakoribb a 100-300 fő közötti létszám, nagy cégeknél ez elérheti a 600-800 fős méretet is.

Divatosak az újonnan nyílt helyszínek

Ha a magyar beutaztató irodákon keresztül érkező külföldi incentive piacot nézzük, akkor az 5 csillagos szállodák és a Budapest közeli programközpontok tekinthetők a legdivatosabb rendezvényhelyszíneknek – mondta Bacsi Krisztina.
Ha a magyar vállalati piacot nézzük, akkor nem feltétlenül a klasszikus helyszínek, hanem akár egy romkocsma, trendi étterem vagy fürdő, filmstúdió is lehet helyszín - a lényeg, hogy meghökkentő és izgalmas legyen a résztvevőknek. A kongresszusi piacon egyértelműen a nagy létszámú befogadóképességre alkalmas kongresszusi és kiállítási központok, ahol sok szekciótermet is lehet biztosítani a tanácskozásokra.

A helyszíneket tekintve a Terra Catering próbál rugalmasak lenni és nemcsak budapesti helyszíneket kínálni ügyfeleinek – mondta a cég tulajdonosa. Mindig különleges és magas minőségű helyszíneken dolgozunk, szeretünk a Vigadóban, a Savoy Teraszon, vagy balatoni helyszíneken dolgozni. Budapesten remek rendezvényhelyszínek vannak és alig várjuk, hogy újak nyíljanak meg – tette hozzá Falko Siecke.

Az újonnan nyílt helyszínek népszerűségét emelte ki Kovács László is, de ez a hullám nagyjából a nyitást követő 2-3 évig tart. Az aktuálisan megnyíló divatos helyszínek mindig népszerűek, de keresett a Pesti Vigadó, vagy a Várkert bazár is. Kétféle céges rendezvény fordul elő leginkább, a partnertalálkozó és a saját dolgozóknak szánt rendezvények.

A partnertalálkozóknál nagyon fontos a minőségi helyszín, a dolgozói partynál kevésbé, itt sok esetben a cég telephelyén tartják meg a rendezvényt. Utóbbiaknál nem elsősorban a helyszínre költik a pénzt a cégek, hanem egy műsorra, a jó étkezésre és a korlátlan italfogyasztásra.   

Madák Noémi kiemelte, hogy a helyszínek tekintetében a legfontosabb tulajdonságok: a helyszín lokációja, megközelíthetősége és a parkolási lehetőségek, a belsőépítészet és stílus, a helyszín technikai felszereltsége, vagy a rendezvénybútorzat lehetőségek. Mindig népszerűek az újonnan nyitott vagy felújított helyszínek, nagyon szeretik ezeket választani a megrendelők. Ilyenek a Szépművészeti Múzeum, a Pesti Vigadó és a Várkert Bazár is.

Itt is probléma a munkaerőhiány

A megkérdezett szakértők szerint a munkaerőhiány - mint minden területen - a rendezvényszervezésben is hatalmas probléma, elsősorban a szolgáltatói oldalon.

A munkaerőhiánnyal együtt természetesen a költségek is egyre dinamikusabban növekednek a személyzet területén, hiszen a meglévő személyi állomány egyre magasabb bérekért dolgozik.

A rendezvényszervező cégek oktatással, képzésekkel, versenyeken való részvétellel, vagy épp motivációs programokkal, házon belüli előléptetési lehetőségekkel próbálják megtartani a jó minőségű munkaerőt.

 

(CHEF&PINCÉR magazin 2019 november-decemberi szám)